Organize seu home office

Crédito da Imagem: Breno Barros

Não há nada mais devastador para a produtividade do que um escritório desorganizado. Se você quer dar um basta nesta situação, é hora de criar um espaço de trabalho organizado e eficaz.

Passo 1: Descarte

Livre-se de tudo que já não utiliza: textos antigos, xerox do tempo de faculdade, papéis velhos, contas e recibos antigos.

Somente mantenha as contas e recibos recentes, notas fiscais, documentos do imóvel, etc.

Aproveite para verificar o funcionamento de equipamentos e avalie o quanto ele é útil no seu dia a dia.

Não guarde nada quebrado, providencie o conserto ou o descarte.

Passo 2: Arquivo morto 

Arquivos de documentos que você precisa manter, mas que não são utilizados com frequência, devem ser mantidos fora do arquivo corrente num armário.

Passo 3: Organize

Organize o restante do seu material de escritório de acordo com a freqüência de uso. Os materias que são muito utilizados devem ficam bem próximos a você.

Ao seguir estes passos, você vai desfrutar de um grande impulso na sua confiança, produtividade e até mesmo no seu humor. Pode ter certeza que vale a pena se organizar!

Beijos,

Rafaela Lima

Organizando seus contatos telefônicos

Crédito da imagem: Appadvice

Hoje, o celular é item essencial para todas as classes e idades, porém o armazenamento de dados somente no aparelho tem colocado várias pessoas em situação de estresse diante da perda ou roubo do equipamento. Por isso, darei algumas dicas para minimizar este problema.

Passo 1: Crie uma planilha on-line

Crie uma planilha com todos os contatos telefônicos e de e-mail dos seus conhecidos.

Passo 2: Organize-a

Organize a planilha da maneira que achar mais conveniente. Pode separar uma planilha para o trabalho, uma para os amigos e outra para a família. Ou simplesmente ordenar tudo em ordem alfabética.

Passo 3: Mantenha os dados atualizados

Lembre-se de alterar a planilha quando algum contato mudar de telefone ou e-mail.

Passo 4: Use sua planilha

Se tiver agendas de papel, ao invés de reescrever as informações a cada mudança de ano, é só imprimir a planilha e colar na agenda em cada letra. Caso perca o celular é só recorrer à planilha para atualizar os dados de seus contatos no celular.

Beijos!

Rafaela Lima

Organize seus cartões de crédito

Crédito da Imagem: Melibeeglobal

Vou aproveitar as notícias sobre as mudanças nas regras do cartão de crédito e dar algumas dicas de organização para você por fim a desordem e sentir-se seguro para lidar com seu dinheiro. Vamos lá?

Passo 1: Reúna as faturas

Comece reunindo todas as faturas de cada cartão que possui.

Passo 2: Categorize
 

Em seguida, separe as contas por tipo: visa, master, cartão da loja tal, etc

Passo 3: Estabeleça prioridades
 

Agora, é hora de ser sensato e realista: Analise quais contas e cartões são realmente úteis. A partir desta análise decida o que vai continuar utilizando e o que vai cancelar.

Ter muitas contas supérfluas acabam atrapalhando invés de ajudar. Elas trazem confusão para sua vida (desordem mental e desordem física). E com isso fazem você se sentir ainda mais inseguro no controle de suas finanças.

Passo 4: Cancele já

Ligue para as empresas responsáveis e cancele os cartões que julgar necessário.

Passo 5: Crie alguma forma de controle

Pode ser uma planilha eletrônica, uma agenda, um pedaço de papel, um caderninho, não importa. O que importa é um local acessível que você possa ter a real ideia do seus gastos e saber para onde seu dinheiro está indo.

Passo 6: Poupe já

Depois de tudo organizado, que tal começar a estabelecer metas de poupança? Com estas metas ficará mais fácil economizar pois ela será um objetivo claro na sua vida.

Agora, mãos à obra, comece já. Ter uma vida financeira mais tranquila só depende de você.

Beijos!

Rafaela Lima

P.S.: Pessoal, nestas últimas semanas não tenho conseguido comentar em alguns blogs, alguém sabe o que está acontecendo? Em alguns só consigo comentar como anônimo, nos que possuem pop up consigo comentar normalmente! Este blogger está louco mesmo.

Procrastinação: O inimigo profissional

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Uma empresa forte e rentável é construída de forma gradual e constante, um passo de cada vez. Um dos inimigos do proprietário do negócio é adiar para amanhã as coisas que precisam ser feitas hoje.

A procrastinação é definida como: adiar ou atrasar desnecessariamente. Um negócio bem-sucedido resulta da coerência e confiabilidade e não da demora. Pergunte a si mesmo, você...

• Procrastina operações do dia-a-dia de seu negócio?

• Tem dificuldades para tomar decisões em tempo hábil?

• Tende a adiar coisas que você não gosta de fazer?

• Acredita que você não pode tomar decisões sábias?

• Atrasa a ação até que as circunstâncias se tornem um "incêndio"?

 

Esta citação do empresário Donald Trump faz um bom ponto: "Acredite no velho ditado de que o sucesso gera sucesso, é esse sentimento de confiança que pode banir a negatividade e a procrastinação para que você comece a seguir no caminho certo."

Banindo a procrastinação

Como empresário motivado, você tem o poder para mudar o que não está funcionando. Aqui estão cinco dicas que podem lançar alguma luz sobre o processo de reconhecimento e banir a procrastinação.

1. Você deve definir metas para o seu negócio.

Um negócio bem sucedido tem um plano para a construção de sucessos futuros. Um plano de ação bem pensado, por sua vez gera uma lista de afazeres organizada, e uma lista de tarefas bem escrito vai ajudá-lo a continuar avançando positivamente e produtivamente.

2. Não agir é freqüentemente ligado à indecisão.

Nunca haverá o momento perfeito para agir. É importante dar os primeiros passos, segundo e terceiro com a melhor informação que temos disponível no momento.

3. Boa "gestão do tempo" faz sentido nos negócios.

Gerencie as tarefas de forma a garantir um tempo de qualidade para as ações realmente importantes. Para se conquistar sucesso nos negócios e na vida há que se ter auto-disciplina. Auto-disciplina é fazer o que for preciso para garantir que seus objetivos de negócio se tornem realidade.

4. O medo leva à procrastinação.

Ao procrastinar, pergunte-se: O que estou evitando? Tente encontrar os fatores e as emoções negativas que podem estar por trás de sua procrastinação. Aqui estão três medos frequentemente encontrado no coaching de negócios.

- O medo de fazer escolhas;

- O medo do fracasso: Muitas vezes associada a sentimentos de ser julgado;

- O medo do sucesso: As pessoas sabotam suas realizações, pois acreditam que, se elas conseguiram, os outros esperam ainda mais delas, com isso colocam exigências irrazoáveis no seu tempo, energia e perícia.

Tomar um primeiro passo positivo pode ajudar a eliminar um pouco do medo. Concentre-se em canalizar sua energia para as partes de seu negócio que estão indo bem. Em seguida, use essa energia positiva para tocar em suas motivações internas.

5. A falta de auto-confiança pode pará-lo em suas trilhas.

A auto-confiança vem de agir e aprender o que funciona e não funciona. Sim, você vai cometer erros, mas que faz parte do aprendizado e crescimento. Com cada lição valiosa vem a maior auto-confiança, e quanto maior auto-confiança, maior o sucesso.

Adaptado de Sharon Michaels

Até mais!

Rafaela Lima

Organizando a papelada

Crédito da Imagem: Crossley Natalie

Este post é para você que está se afogando em pilhas de papel ou sobrecarregado com a desordem, saiba que goste ou não, é hora de se organizar.

 

Você sabia que as pessoas gastam em média 22 minutos por dia para encontrar algo? Já pensou neste saldo depois de um ano? Então, é hora de se programar e economizar seu precioso tempo para atividades mais produtivas.

 

Comece já

 

1 - O que são e de onde vem? São catálogos, anúncios, malas diretas, folders, fax, cartas, relatórios, contas, etc.

 

2 - Estabelecer medidas preventivas para reduzir o fluxo destes papéis. Por exemplo, cancelar a assinatura, solicitar que seu nome seja retirado das listas de telemarketing ou solicitar que te mandem e-mails ao invés de papéis.

 

Primeiro passo para o controle de papel

 

1 - Programe-se para trabalhar sem interrupção e certifique-se que há recipientes de lixo por perto.

 

2 - Coloque tudo sobre uma mesa e pergunte a si mesmo: "Será que eu realmente preciso disso?"

 

NÃO: DESCARTE

 

- Jogue no lixo ou recicle.

- Cancele a assinatura;

- Se um dia você precisar dele, você pode encontrá-lo em outro lugar;

- Contate a empresa e solicite que os papéis não sejam mais enviados.

TALVEZ: ARQUIVE-O

- Arquivá-lo no arquivo morto.

- Você pode recortar o artigo e jogar fora a revista.

- Se não conseguir destinar imediatamente o que fazer, coloque em uma caixa grande para classificar mais tarde. Se este depois nunca chega, então, adivinha? Jogue no lixo ou recicle.

Se SIM: UTILIZE-O

- Somente papéis para uma ação imediata voltam para sua mesa.

Construindo um sistema de documentação eficaz

Papéis Ativos: são aqueles usados com mais frequência, diariamente ou várias vezes por semana. Estes pertencem em arquivos ativos que são facilmente acessíveis dentro ou ao lado de sua mesa. Uma dica é criar pastas principais e depois subpastas, como por exemplo, pasta principal: Cartões de Crédito, e suas Subpastas: Master, Visa, etc.

Papéis Inativos: são aqueles utilizados com pouca freqüência. Se for possível, mantenha-os fora de seu escritório. Caso contrário, coloque-os num armário ou estante nas prateleiras de cima ou na parte traseira das gavetas do arquivo, ou seja, nas partes menos acessíveis.

Crie um local para recebimento de papéis 

- Crie um espaço para os materiais recebidos, pode ser uma caixa;

- Agende um horário para atacar caixa todos os dias;

- Decida o que pretende fazer: registrar, delegar ou ler e coloque cada item da sua caixa de entrada até o seu destino apropriado.

Dicas extras

Você pode digitalizar grande parte da papelada e transformá-las em arquivos no computador, isto pode ser feito com as contas pagas, por exemplo.

E lembre-se: estar organizado é uma grande economia de tempo. Eliminar o que não é necessário, organizar as coisas que você deve manter e implantar alguns sistemas simples evitam que você perca o controle e crie a desordem.

Fonte: Adaptado de Sally Allen

Até mais!

Rafela Lima