Organizando a papelada

Crédito da Imagem: Crossley Natalie

Este post é para você que está se afogando em pilhas de papel ou sobrecarregado com a desordem, saiba que goste ou não, é hora de se organizar.

 

Você sabia que as pessoas gastam em média 22 minutos por dia para encontrar algo? Já pensou neste saldo depois de um ano? Então, é hora de se programar e economizar seu precioso tempo para atividades mais produtivas.

 

Comece já

 

1 - O que são e de onde vem? São catálogos, anúncios, malas diretas, folders, fax, cartas, relatórios, contas, etc.

 

2 - Estabelecer medidas preventivas para reduzir o fluxo destes papéis. Por exemplo, cancelar a assinatura, solicitar que seu nome seja retirado das listas de telemarketing ou solicitar que te mandem e-mails ao invés de papéis.

 

Primeiro passo para o controle de papel

 

1 - Programe-se para trabalhar sem interrupção e certifique-se que há recipientes de lixo por perto.

 

2 - Coloque tudo sobre uma mesa e pergunte a si mesmo: "Será que eu realmente preciso disso?"

 

NÃO: DESCARTE

 

- Jogue no lixo ou recicle.

- Cancele a assinatura;

- Se um dia você precisar dele, você pode encontrá-lo em outro lugar;

- Contate a empresa e solicite que os papéis não sejam mais enviados.

TALVEZ: ARQUIVE-O

- Arquivá-lo no arquivo morto.

- Você pode recortar o artigo e jogar fora a revista.

- Se não conseguir destinar imediatamente o que fazer, coloque em uma caixa grande para classificar mais tarde. Se este depois nunca chega, então, adivinha? Jogue no lixo ou recicle.

Se SIM: UTILIZE-O

- Somente papéis para uma ação imediata voltam para sua mesa.

Construindo um sistema de documentação eficaz

Papéis Ativos: são aqueles usados com mais frequência, diariamente ou várias vezes por semana. Estes pertencem em arquivos ativos que são facilmente acessíveis dentro ou ao lado de sua mesa. Uma dica é criar pastas principais e depois subpastas, como por exemplo, pasta principal: Cartões de Crédito, e suas Subpastas: Master, Visa, etc.

Papéis Inativos: são aqueles utilizados com pouca freqüência. Se for possível, mantenha-os fora de seu escritório. Caso contrário, coloque-os num armário ou estante nas prateleiras de cima ou na parte traseira das gavetas do arquivo, ou seja, nas partes menos acessíveis.

Crie um local para recebimento de papéis 

- Crie um espaço para os materiais recebidos, pode ser uma caixa;

- Agende um horário para atacar caixa todos os dias;

- Decida o que pretende fazer: registrar, delegar ou ler e coloque cada item da sua caixa de entrada até o seu destino apropriado.

Dicas extras

Você pode digitalizar grande parte da papelada e transformá-las em arquivos no computador, isto pode ser feito com as contas pagas, por exemplo.

E lembre-se: estar organizado é uma grande economia de tempo. Eliminar o que não é necessário, organizar as coisas que você deve manter e implantar alguns sistemas simples evitam que você perca o controle e crie a desordem.

Fonte: Adaptado de Sally Allen

Até mais!

Rafela Lima