Viver uma vida organizada é muito mais fácil quando você têm sistemas e ferramentas que estão bem ordenados.
Portanto, vamos organizar esse repositório moderno de informação e entretenimento - o computador. Nosso processo de organização irá tornar mais fácil a guarda de seus arquivos, lhe dará confiança para encontrar o material quando necessário e criará um sentimento de ordem em sua vida digital.
Nota: e-mail é um desafio em separado e terá seu próprio post.
Passo 1: Criar macro categorias
Passo 1: Criar macro categorias
Nosso sistema de organização tem três macro-categorias ou tipos de arquivos:
- Documentos;
- Fotos;
- Música.
Se estas pastas não estão criadas no topo da sua hierarquia de pasta, crie-as agora. Se você não tiver música ou imagens (fotos), deixe as respectivas pastas de fora. Se você tem outras categorias, adicione-as.
Passo 2: Crie categorias de documentos
Obs.: (com hierarquia de pastas simples)
Sugestão para os documentos em seu negócio ou trabalho no computador:
Projetos em Andamento
- Projecto A
- Projeto B
- Projeto C, etc
Administração
Marketing
Contabilidade
Legal
Pessoal (Negócios relacionados itens pessoais)
Arquivo (Para referência, não são necessários no dia-a-dia)
Organização do lar
Sugestão para os documentos em seu computador pessoal ou em casa:
Projetos em Andamento
- Projeto A
- Projeto B
- Projeto C, etc
Pessoal
- Membro da família 1
- Membro da família 2, etc
Casa
Arquivo (Para referência, não são necessários no dia-a-dia)
Passo 3: Criar a categoria Imagem
Crie pastas para as imagens de acordo com a forma como você gostaria de recuperar as imagens.
Por exemplo:
- Assunto - família, jardins, fauna, etc.
- Evento ou local - viagem à África por exemplo, o aniversário de Beltrano 09; Casamento de Fulano, etc.
- Data - só é útil se você se lembrar de coisas através da data, caso contrário, a recuperação pode ser demorada.
Passo 4: Criar listas de músicas
Criar listas de acordo com o modo como você gosta de ouvir música.
Por exemplo:
- Gênero: Anos 80, eletrônica, clássica, sertaneja, etc.
- Humor ou local - ginásio, relaxado, motivação, etc.
Passo 5: Delete documentos desnecessários, imagens ou música
Os "deletadores" liberais, devem ter muita atenção nesta etapa pois, em troca da fabulosa sensação de acabar com a desordem do computador, podem correr o risco de descobrir a perda de arquivos importantes mais tarde.
Já as pessoas que tem dificuldade em se livrar de arquivos, correm o risco de criar categorias e subcategorias complexas que o deixarão muito confuso ao procurar pelos arquivos posteriormente, gerando uma enorme perda de tempo.
Passo 6: Tudo no seu devido lugar
Tenha disciplina para arquivar novos documentos que vão surgindo no dia a dia. Além disso, sempre revise a organização feita a fim de detectar possíveis criações ou atualizações de categorias e melhorar sua produtividade ao acessar seus arquivos.
Passo 7: Limpe seu desktop
Retirar o que não é necessário, alocar o arquivo que está em uso, e arquivar o resto.
Agora seu desktop lhe dá uma sensação maravilhosa de clareza?
Perigos:
- Não adicione uma categoria "Outros". É uma maneira de evitar a tomada de decisão - e é preciso tomar decisões, se você quiser ser organizado.
- Utilize o menor número de palavras possível para nomear as categorias. Isto lhe ajudará a fazer um arquivamento e recuperação simples.
- Personalize a hierarquia de arquivos - some, subtraia ou mude para fazê-la funcionar para você. Mas mantenha a descrição curta e clara.
- Se você compartilha um computador com seus filhos, crie uma pasta para cada membro da família e mostre às crianças como salvar e encontrar suas coisas no lugar certo.
Agora que você tem um desktop limpo, talvez você queira atualizar o seu plano de fundo para algo novo e motivador.
Agora, você está responsável por organizar-se, por isso, adicione um comentário para que possamos saber que você terminou sua missão e está mantendo seu compromisso.
Até mais!!
Rafaela Lima
Fonte: Michele Connolly
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